Es ist möglich, schneller zu arbeiten, ohne Einbußen bei der Qualität hinnehmen zu müssen. Und nein, das ist kein Witz, kein Witz oder unmöglich. Eine Aufgabe kann weniger Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie einen Plan erstellen, Ablenkungen minimieren und intelligent zusammenarbeiten.
In diesem Artikel verraten wir Ihnen, welche Strategien Sie in Ihrem Alltag umsetzen sollten, damit Sie nicht nur Ihre Aufgaben schneller erledigen können, ohne das Niveau zu beeinträchtigen, sondern auch Zeit für sich selbst haben! Ob Sie sich ausruhen oder sich Ihren Hobbys widmen möchten.
Wie kann man schneller arbeiten, ohne auf Qualität zu verzichten?
Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, um mit Qualität schneller zu arbeiten.
1. Arbeiten Sie intelligent zusammen
In den letzten Jahren ist „dieses Treffen hätte eine E-Mail sein können“ zu einem so beliebten Ausdruck und sogar zu einem Meme geworden. In einer von Korn Ferry durchgeführten Umfrage gaben 67 % der Arbeitnehmer an, dass übermäßige Besprechungen sie daran hindern, ihre Arbeit zu erledigen. Übermäßige Besprechungen sind nur ein Beispiel für ineffiziente Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Es gibt auch Probleme, die auf interne Chat-Systeme, überwältigende E-Mail-Threads und sogar verwirrende Aufgaben zurückzuführen sind.
Heutzutage, da viele Teams von verteilten Standorten aus arbeiten, ist es wichtig, die Transparenz zu verbessern und übermäßige Kommunikation zu minimieren. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist ein Kollaborationstool wie Hive, das alle Kommunikationssysteme, Dokumente und Aufgaben des Teams in einem zentralen Dashboard zusammenführt.
2. Stoppen Sie Multitasking
Du kannst kein Vorgesetzter sein, Helfer für Essay-Autoren, Buchhalter oder Projektmanager zugleich, nicht wahr? Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie an fünf Dingen gleichzeitig arbeiten und nie etwas erreichen können? Denn Multitasking ist ein Produktivitätsmythos. Es hat sich gezeigt, dass die Erledigung von Aufgaben beim Multitasking 40 % länger dauert.
Die Alternative? Monotasking. Wie Sie sich vorstellen können, bezieht sich dies auf das Erledigen jeweils einer einzelnen Aufgabe in kürzeren Zeitabständen, die der durchschnittlichen menschlichen Aufmerksamkeitsspanne von ca. 18 bis 20 Minuten. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren, meiden Sie Ablenkungen. Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen aus, schließen Sie ungenutzte Browser-Tabs und achten Sie darauf, wie viel schneller Sie arbeiten können, wenn Sie sich auf eine Sache konzentrieren.
3. Machen Sie einen Plan
Sie können die Zeit zwischen den Aufgaben verkürzen, indem Sie Ihren Wochentag im Voraus planen. Diese drei Phasen unterstützen Sie bei der Organisation Ihrer Arbeit:
- Erstellen Sie eine Liste mit allem, was Sie heute erledigen müssen. Dies hilft Ihnen dabei, den Überblick über die anstehende Arbeit zu behalten und eine Überlastung zu vermeiden. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihr Plan machbar und erreichbar ist. In der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, sollten Sie in der Lage sein, alles zu erledigen, was Sie geplant haben.
- Erstellen Sie eine To-Do-Liste, die nur die wichtigsten, zeitaufwändigen Aufgaben enthält. Wenn Sie noch Mikroaufgaben hinzufügen, wird Ihre To-Do-Liste überladen, was zu unnötiger Spannung und dem Eindruck führt, dass Sie nie etwas erledigen werden. Streichen Sie einen Auftrag von der Liste, wenn Sie ihn abgeschlossen haben.
- Machen Sie langfristige Pläne. Planen Sie alle anstehenden Fristen und Urlaubstage ein, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgabe pünktlich erledigen. Wenn Sie sich im Voraus vorbereiten, können Sie Ihre Pausen genießen, ohne sich Gedanken über die Arbeit machen zu müssen. Fügen Sie Erinnerungen zu Ihrem Kalender hinzu, damit Sie proaktiv bleiben.
4. Verwenden Sie während der Arbeit einen Timer
Dies ist ein einfacher Trick, um schneller zu arbeiten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Mit einer Stoppuhr oder einem Timer können Sie überwachen, wie lange Sie an den einzelnen Aufgaben arbeiten. Wenn Sie sich für die Erledigung jeder Aufgabe eine bestimmte Zeit nehmen, drängen Sie sich dazu, sie schneller zu erledigen.
Das Parkinson-Gesetz in der Wirtschaft besagt, dass „die Arbeit sich ausdehnt, um die ihr zugewiesene Zeit auszufüllen“. Das bedeutet, dass, wenn Sie nicht viele Aufgaben erledigen müssen, eine davon länger dauert, als sie sollte. Bei dieser Vorgehensweise erwecken Sie den Eindruck, dass Sie den ganzen Tag gearbeitet und dabei viel Zeit verschwendet haben.
Es kann sein, dass die Erledigung einer Aufgabe länger als nötig dauert, wenn Sie dafür keine bestimmte Zeit einplanen. Um Ihre Arbeit im Laufe des Tages zu beschleunigen, legen Sie daher für jede Aufgabe präzise Zeitziele fest.
5. Setzen Sie sich schrittweise Ziele
Eine Möglichkeit, Produktivität und Motivation zu steigern, besteht darin, kleine Meilensteine zu setzen, die zum Gesamtziel führen. Diese kleineren Ziele geben Ihnen etwas, auf das Sie unmittelbar hinarbeiten können, was die Motivation steigert und verhindert, dass Sie sich im Großen und Ganzen verlieren. Um schneller arbeiten zu können, ohne Abstriche bei der Qualität machen zu müssen, ist dies ein Muss.
Das Setzen von Zielen ist nicht nur eine bewährte Methode für die Arbeit, es ist auch bekannt, dass es den Erfolg beeinflusst. Dadurch entsteht Schwung, denn die Festlegung eines Ziels weckt den Wunsch, so schnell wie möglich dorthin zu gelangen.
6. Minimieren Sie Ablenkungen
Versuchen Sie, Ablenkungen während der Arbeit so gering wie möglich zu halten. Sie können beispielsweise den Fernseher oder das Radio ausschalten, es sei denn, Sie hören Musik, die Ihnen hilft, sich zu konzentrieren. Sie könnten auch darüber nachdenken, Ihr Telefon auszuschalten oder auf Vibration zu stellen. Eine gute Möglichkeit, der Versuchung zu entgehen, besteht darin, Ihr Mobiltelefon außer Sichtweite zu halten. Wenn Sie es zur Hand haben und auf den Bildschirm schauen, schalten Sie es ein, nur um zu sehen, ob Sie etwas haben, und sind versucht, in die Netzwerke einzusteigen, ohne zu merken, dass Sie eine halbe Stunde verloren haben.
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, schließen Sie die Tür, um nicht durch andere gestört zu werden. Wenn Sie jedoch keinen Raum für sich allein haben, können Sie Kopfhörer mit Musik verwenden, um nicht durch die Geräusche und Gespräche um Sie herum abgelenkt zu werden.
7. Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben
Wenn Sie sich auf verwandte Aufgaben konzentrieren, verbringen Sie weniger Zeit damit, zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln. Sie können beispielsweise eine bestimmte Zeit für die Beantwortung aller Ihrer E-Mails aufwenden oder eine Liste aufeinanderfolgender Telefonanrufe einplanen. Anschließend können Sie mit dem Hochladen der Informationen fortfahren. Anschließend geht es weiter mit Kundenanrufen. Und so weiter.
Jedes Mal, wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen, müssen Sie darüber nachdenken, was Sie tun müssen, und möglicherweise benötigen Sie für jede Aufgabe unterschiedliche Arten von Werkzeugen, was Zeitverschwendung bedeutet. Wenn Sie alle ähnlichen Aufgaben gleichzeitig erledigen, vermeiden Sie dies. Versuch es!
8. Nehmen Sie sich Zeit, um von der Arbeit abzuschalten
Dies ist ein toller Tipp zum Abschluss dieser Liste, wie Sie schneller arbeiten können, ohne auf Qualität zu verzichten. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich von der Arbeit zu trennen, können Sie Ihre Produktivität steigern. Planen Sie tagsüber und in der Woche eine Pause ein und konzentrieren Sie sich in dieser persönlichen Zeit darauf, etwas zu tun, das Ihnen Spaß macht.
Sie könnten zum Beispiel die ersten paar Stunden Ihres Tages damit verbringen, etwas zu tun, das Ihnen wichtig ist, wie zum Beispiel Yoga, einen Spaziergang zu machen oder mit Ihren Kindern zu spielen. Dies soll Ihnen helfen, den Kopf frei zu bekommen, in eine bessere Stimmung zu kommen und Sie während der Arbeitszeit konzentriert zu halten, damit Sie schneller arbeiten können.
Sie sollten auch versuchen, an den Wochenenden von arbeitsbezogenen Gedanken Abstand zu nehmen, damit Sie jede Woche erfrischt und bereit zur Arbeit zurückkehren können. Es kann sinnvoll sein, separate E-Mail-Konten einzurichten, damit private und berufliche E-Mails nicht im selben Postfach gespeichert werden. Auf diese Weise schränken Sie Ihren Zugriff auf berufliche Nachrichten am Wochenende ein.
Wie schaffen Sie es, schneller zu arbeiten, ohne auf Qualität zu verzichten?
Es gibt viele Möglichkeiten, schneller zu arbeiten, ohne auf Qualität zu verzichten. Wir empfehlen Ihnen, durch das Ausprobieren dieser Maßnahmen herauszufinden, mit welchen Maßnahmen Sie sich wohler fühlen und welche für Sie effektiver sind. Wichtig ist, dass Sie einen Weg finden, konzentriert zu bleiben und Ihre Produktivität zu steigern.